Informacja krąży między kilkoma miejscami
Wiadomości, arkusze i systemy zawierają różne wersje tych samych danych.
Automatyzacja procesów
Mniej ręcznych kroków. Więcej kontroli nad procesem.
Porządkuję przepływ informacji, odpowiedzialności i powtarzalne czynności. Następnie buduję rozwiązanie dopasowane do sposobu działania firmy — od prostego obiegu po system łączący kilka działów.
- Mniej pracy ręcznej
- Czytelne statusy i odpowiedzialność
- Rozwiązanie dopasowane do firmy
WejścieWiadomości
WejścieFormularze i pliki
WejścieSystemy
Automatyczny obieg
Proces prowadzi informację dalej
Reguły
Status i odpowiedzialność
Powiadomienia
Sygnały do usprawnienia
Proces działa, ale wymaga zbyt dużo ręcznego pilnowania.
Automatyzacja zaczyna się tam, gdzie codzienna praca wymaga ciągłego przepisywania, sprawdzania i przypominania.
Status zależy od ręcznego sprawdzania
Trzeba pytać, przypominać i samodzielnie pilnować, czy kolejny krok został wykonany.
Proces opiera się na pamięci konkretnych osób
Wyjątki, terminy i odpowiedzialność nie są zapisane w jednym, czytelnym przepływie.
Proces przed i po
Ten sam cel. Mniej ręcznych punktów po drodze.
Ludzie nadal podejmują decyzje tam, gdzie są potrzebne. System przejmuje przekazywanie danych, pilnowanie reguł i uruchamianie kolejnych kroków.
Przed
Proces obsługiwany ręcznie
- 01Wiadomość lub plik
- 02Przepisanie danych
- 03Sprawdzenie statusu
- 04Przypomnienie kolejnej osobie
- 05Raport i aktualizacja
Wiele punktów wymaga osobnej, ręcznej kontroli.
Po
Proces prowadzony przez reguły
- 01Jedno wejście procesu
- 02Automatyczne sprawdzenie reguł
- 03Aktualizacja statusu
- 04Powiadomienie właściwej osoby
- 05Aktualny widok procesu
Czytelny przepływ informacji, statusu i odpowiedzialności.
Automatyzacja w praktyce
Właściwa informacja trafia na właściwy pulpit.
Przykład rozwiązania, które łączy dane, statusy i zadania w jednym miejscu, a widok dopasowuje do roli użytkownika.
Fragment działającego rozwiązania
Jeden system porządkuje codzienny przepływ pracy.
-
01
Dane z kilku obszarówNajważniejsze informacje są zbierane w jednym widoku.
-
02
Widok dopasowany do roliKażdy pulpit pokazuje informacje potrzebne w danym zakresie pracy.
-
03
Status bez ręcznego pytaniaZgłoszenia, zadania i postęp są widoczne na bieżąco.
Ekran został zanonimizowany i zawiera wyłącznie dane demonstracyjne.
Efekt współpracy
Nie tylko automatyzacja. Kompletne rozwiązanie gotowe do pracy.
Zakres obejmuje nie tylko wykonanie funkcji, ale również przygotowanie rozwiązania do bezpiecznego używania i dalszego rozwoju.
Działające rozwiązanie
Dopasowane do uzgodnionego procesu, danych i odpowiedzialności.
Pełny kod i niezależność
Kod wytworzony w ramach realizacji zostaje przekazany klientowi do dalszego używania i rozwoju.
Czytelna dokumentacja
Opis działania, konfiguracji i najważniejszych zasad utrzymania rozwiązania.
Wdrożenie i dalsza opieka
Bezpieczne uruchomienie oraz możliwość późniejszych zmian i rozbudowy.
Najczęstsze pytania
Najważniejsze kwestie przed rozpoczęciem.
Na początku wystarczy problem lub proces, który wymaga uporządkowania. Szczegóły rozwiązania mogą zostać ustalone później.
Czy potrzebny jest gotowy opis procesu?
Nie. Punktem wyjścia może być konkretny problem, przykład codziennej pracy albo wskazanie miejsc, w których informacje są przepisywane i ręcznie kontrolowane.
Czy trzeba wymieniać obecne systemy?
Niekoniecznie. Rozwiązanie może uzupełnić obecne narzędzia, połączyć je lub przejąć wyłącznie wybrany fragment procesu.
Czy rozwiązanie można później rozwijać?
Tak. Kod oraz dokumentacja pozwalają rozwijać system wraz ze zmianami procesu, także bez uzależnienia od jednego wykonawcy.
Co dzieje się po uruchomieniu?
Po wdrożeniu możliwa jest dalsza opieka, usuwanie problemów oraz rozbudowa rozwiązania. Zakres utrzymania jest ustalany osobno.
Pierwszy krok
Wystarczy krótki opis procesu, który warto usprawnić.
Na początku najważniejsza jest obecna sytuacja i oczekiwany efekt. Właściwy zakres rozwiązania może zostać ustalony później.